Empresas

Se entiende por empresa, una reunión de una o más personas, bienes y capitales organizadas para cumplir una actividad económica específica para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios.

En toda empresa por grande, mediana o pequeña, existen tres factores muy importantes, para que se pueda realizar su actividad, estos son:

 

• Las personas: Estas representan el talento humano, y lo conforman los trabajadores, los administradores y los propietarios de la empresa.
• El capital: Está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, estos pueden ser representados en: 
  • Dinero en efectivo
  • Mercancías
  • Maquinaria
  • Equipo de tecnología
  • Muebles y otros Bienes
   
• El trabajo: Es la actividad que realizan las personas para que se logre el objetivo de la empresa.

Acerca de las empresas tenemos los siguientes conceptos básicos que son importante tener en cuenta:

  

Clasificación de las empresas

1. Según su objetivo

Las empresas según su objetivo se clasifican de la siguiente manera:

Con ánimo de lucro	Corresponde a las que con su desarrollo se pretende una utilidad. * Personas naturales * Personas jurídicas * Empresas unipersonales
Sin ánimo de lucro	Se fundamenta en la prestación de un servicio específico ejemplo: salud, educación etc. * Sector cooperativo * Cajas de compensación familiar * Fondos Mutuos de Inversión * Fondos de empleados * Asociaciones mutuales * Sindicatos * Corporaciones civiles * Fundaciones de beneficencia
Otras	Con su objeto Social se pretenden una utilidad, sin embargo, desde el punto de vista legal no se encuentran constituidas como sociedades. * Sociedad de hecho * Cuentas en participación * Patrimonio autónomo * Consorcios * Uniones temporales

        2. Según su actividad económica

Según la actividad a la cual se dedica la empresa. Ejemplo:

• Agropecuarias
• Mineras
• Industriales o manufactureros
• Comerciales
• De servicios

      3. Según la procedencia del capital.

Las que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares o del estado. Ejemplo:

Empresas privadas	Son aquellas con aportes de personas o entidades particulares.
Oficiales o públicas	Son aquellas con aportes del estado.
De economía mixta	Son aquellas con aportes del estado y de particulares.

       4. Según el número de propietarios

De acuerdo al número de propietarios, que reuniendo los requisitos legales ejecuten una actividad empresarial.

Personas naturales	Empresa de propietario único
Empresa unipersonal	Puede ser de una persona natural o de una persona jurídica, quien destina parte de sus activos para la realización de la misma, una vez inscrita en el registro mercantil pasa a la figura de persona jurídica.
Sociedades	De propiedad de dos o más personas llamados socios.

       5. Según el tamaño

Hacen referencia al número de empleados con los cuales cuenta, así:

Microempresas	Empresas con más de 10 trabajadores y cuyos activos totales no excedan los 501 SMLV.
Pequeñas empresas	Empresas que poseen entre 11 y 50 trabajadores y cuyos activos totales estén entre 501 y 5001 SMLV
Mediana empresa	Empresa que poseen entre 51 y 200 trabajadores, y cuyos activos totales se encuentren entre 5001 y 15.000 SMLV.
La gran empresa	Empresas que superen las anteriores, es decir que poseen más de 200 trabajadores y sus activos totales que superen los 15.000 SMLV.

 Recuerde:

Razon Social: Es el nombre con el que se registra mercantilmente en la cámara de comercio la actividad economica de una empresa natural o juridicca. 

Persona Natural: Todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea la edad, sexo, estirpe o condicion social, Art. 75C de cío

Persona Jurídica: Es una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de un representante legal. 

 Sociedades

 

Cuando dos o más personas se obligan a hacer un aporte de dinero, trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas, se denomina Contrato de Sociedad, y estos a su vez se denominan Socios. De acuerdo con la forma de asociarse, las sociedades pueden ser:

 Sociedades anónimas: 

Conformada por socios quienes se denominan accionistas y se requiere un mínimo de 5, estos a su vez responden hasta por él limite de sus aportes, el capital de la sociedad se dividirá en acciones de igual valor, las cuales se representan en títulos valores. Al constituirse la sociedad, debe suscribirse por lo menos el 50% del capital autorizado y pagarse como mínimo la tercera parte del valor de cada acción del capital autorizado. El nombre de la sociedad deberá estar acompañado de la palabra sociedad anónima o la sigla S.A.

 Sociedad Limitada: 

   

Conformada por socios, con un mínimo de dos y un máximo de 25, quienes deberán responder hasta por él limite de sus aportes, el capital de la sociedad se divide en cuotas o partes de interés social de igual valor y debe ser pagado en su totalidad en el momento de constituirse la sociedad. El nombre de la sociedad deberá estar acompañado de la palabra limitada o la sigla LTDA.

Sociedad en Comandita por Acciones:

Conformada por Socios comanditarios (aportantes de Capital) y socios gestores o colectivos (aporte industrial), La responsabilidad de los socios gestores es ilimitada, el capital esta formado por acciones de igual valor, al constituirse la sociedad debe suscribirse por lo menos el 50% del capital autorizado, y pagarse como mínimo la tercera parte del valor de cada acción. Su denominación se puede conformar con el nombre completo o sólo el apellido de uno o más de los socios colectivos y se agrega “& Cia.” Seguida en todo caso de la expresión Sociedad en comandita por acciones.

Sociedad en Comandita Simple:

 Conformada por socios comanditarios aportantes del capital y socios gestores colectivos. La responsabilidad de los socios gestores es solidaria e ilimitada, el aporte está conformado por los aportes de los socios comanditarios o de los socios gestores y debe pagarse en su totalidad una vez constituida la sociedad. Su denominación se puede conformar con el nombre completo o sólo el apellido de uno o más de los socios colectivos y se agrega “& Cía.” Seguida en todo caso de la expresión. Sociedad en comandita.
  

 Sociedad Colectiva:

 

 Constituida con un mínimo de dos socios, y por sus aportes, los socios debe responder solidariamente por las operaciones sociales, su denominación la conforma el nombre completo o el solo apellido de alguno de los socios se agrega “& Cía.”, “Hermanos” “e Hijos” y otras análogas. 

 Sociedad por Acciones Simplificada:

 Una sociedad por acciones simplificadas puede constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, su naturaleza es comercial, pero puede hacer actividades tanto comerciales como civiles, se crea por documento privado y nace después del registro en la cámara de comercio, a menos de que los aportes iníciales incluyan bienes inmuebles se requiere de escritura pública. Según el artículo 5 de la ley 1258; por regla general, SAS se constituye por Documento Privado.

Cualquiera de las anteriores sociedades se constituirá por escritura pública en la cual se debe expresar:

• Nombre o domicilio de las personas que intervienen como otorgantes, nombre de las personas naturales donde indique su nacionalidad y documento de identificación.
• La clase y tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
• El domicilio de la sociedad y de sus distintas sucursales.
• El objeto social, o sea la actividad o negocio de la sociedad.
• El capital social, la parte que se suscribe y la que se paga por cada uno de los asociados. En las sociedades por acciones deberá expresarse el capital suscrito y pagado la clase y el valor nominal de las acciones la forma y términos en que se deberán cancelar las cuotas y cuyo plazo no debe exceder de un año.
• La forma de administrar los negocios sociales indicando las atribuciones y facultades de los administradores.
• La época y forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias,
• La fecha en que deben efectuarse inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuir los beneficios o utilidades de cada ejercicio social.
• La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la sociedad.
• El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente la sociedad.
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal
• Los demás pactos que estipulen los asociados
• Adicionalmente, debe presentar copia de la escritura social que debe ser inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio. Además del registro mercantil, la sociedad debe tramitar el RUT ante la DIAN.    

 RUT: “Registro único tributario” administrado por la DIAN y que constituye el mecanismo para identificar. 

NIT: “Numero de Identificación Tributaria”, constituye él numero de identificación de quienes se inscriben en el RUT.

Formato de Inscripción DIAN 

Trámite para crear una empresa

Pasos a seguir

1. Seleccione el tipo de sociedad a constituir, esta puede ser:

• Persona natural: "Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición"(Art.74 Código Civil). Una persona natural puede inscribirse como comerciante ante la Cámara de Comercio, ejecutar actividades dirigidas a la producción de bienes y/o servicios, con el fin de obtener una utilidad, producto de su venta y comprometerse con terceros, adquiriendo derechos y obligaciones.
• Persona jurídica: Son sujetos que por ficción jurídica son capaces de ejercer derechos, contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmente.
• Empresa: El Artículo 25 del Código de Comercio, la define como "toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios".
• Sociedad Comercial: Es un contrato, a través del cual dos o más personas se comprometen a hacer aportes en dinero, especie o trabajo; con el objetivo de destinarlos a formar una persona jurídica diferente a cada uno de sus integrantes, cuyo fin es repartirse las utilidades obtenidas con la actividad de la empresa. En nuestro país, según la constitución, se garantiza la libertad de asociación; se le permite a los particulares constituir compañías, asociaciones y fundaciones, mientras no sean contrarias a la moral o al orden legal.
• Sociedades Comerciales: Sociedades de Responsabilidad Limitada, Sociedades Anónimas, Sociedades Colectivas, Sociedades en Comandita, Sociedades de Economía Mixta, Sociedades Extranjeras, Sociedades de Hecho, Empresas Unipersonales, Empresas Asociativas de Trabajo.

2. Registrar la minuta en una Notaría. La escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante notario con el lleno de los requisitos legales, para su incorporación al protocolo. Deben celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles, y los demás negocios jurídicos. El contrato de sociedad expresado en la minuta de constitución es un acto voluntario y solemne de los socios. Esta voluntad de celebrar un contrato, se realiza ante un notario público, ya sea directamente o a través de un apoderado. 3. Para llevar a cabo este trámite es necesario presentar:

• Presentar ante la notaría la fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y de los socios, si los hay y la minuta de constitución (ésta puede ser elaborada en la notaría, por un valor que depende del número de hojas que contenga el documento).
• Este trámite se debe llevar a cabo en una de las notarías de la ciudad, lunes a viernes de 8:00a.m. a 12:00m y 2:00pm a 6:00pm, y el sábado en la notaría de turno.

Minuta

Contenido mínimo de una minuta de constitución de una sociedad

Como lo indica el Artículo 110 del Código de Comercio, la sociedad comercial se constituirá por escritura pública. Toda minuta deberá incluir entre otras cosas:

1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
   
2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula el Código de Comercio. Se prohíbe a terceros el empleo de un nombre comercial o de una marca de productos o de servicios, que sea igual o similar a un nombre comercial ya usado para el mismo ramo de negocios, salvo cuando se trata de un nombre que por ley le corresponda a una persona, caso en el cual deberán hacerse las modificaciones que eviten toda confusión que a primera vista pudiera presentarse (Art. 607 Código de Comercio). Por lo anterior se recomienda consultar el nombre ante la Cámara de Comercio. El interesado presentará una carta solicitando la certificación de la existencia del nombre a registrar o diligenciando un formato para tal fin.
   
3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.
   
4. El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tenga una relación directa con aquél.
   
5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
   
6. La forma de administrar los negocios sociales con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.
   
7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
   
8. Las fechas en que deben hacerse los inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.
   
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
   
10. La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie.
    
11. Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.
    
12. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por ley o por el contrato, a todos o algunos de los asociados.
    
13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos.
    
14. Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.

Compromisos

Compromisos con el registro mercantil

Por disposición legal los comerciantes están obligados a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y a matricular allí mismo su empresa o negocio. También deben registrar en su propio interés y en el de terceros, los actos, los libros y documentos que señale la ley, tales como las reformas y liquidaciones de sociedades, las enajenaciones y cancelaciones de establecimientos de comercio, los contratos de prenda, reserva de dominio y agencias comerciales, los poderes de representación, los embargos y demandas civiles, los nombramientos de administradores y revisores fiscales y otros.

Para efectos de la matrícula, los empresarios deben presentar los siguientes documentos:

 

Empresarios

Para efectos de la matricula los empresarios deben presentar los siguientes documentos:

Empresarios Persona Natural

Las personas naturales deben presentar ante la Cámara de Comercio los siguientes documentos:

• Formulario que lleva por nombre Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado.
• Formulario que lleva por nombre Formulario Adicional de Registro para fines tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado.
• Cédula de Ciudadanía del empresario
• Inventario de bienes y activos que posee a la fecha de matrícula.
• Solicitud de registro de libros contables, indicando el nombre del empresario, el destino de cada libro y el número de hojas útiles debidamente firmada y autenticada la firma ante notario o juez. junto con la solicitud se deben anexar los libros en blanco debidamente numerados.

Empresarios Persona Jurídica

Las personas jurídicas deben presentar ante la Cámara de Comercio los siguientes documentos con la firma del Representante Legal:

• Formulario que lleva por nombre Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado.
• Formulario que lleva por nombre Registro Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado.
• Copia auténtica de la escritura pública de constitución en el caso de sociedades. Cuando se trate de una Empresa Asociativa de Trabajo o una Empresa Unipersonal, copia auténtica del documento privado de constitución
• Carta del representante legal solicitando la matrícula.
• Solicitud de registro de libros contables, indicando el nombre del empresario, el destino de cada libro y el número de hojas útiles debidamente firmada y autenticada la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud se deben anexar los libros en blanco debidamente numerados.

El artículo 111 del Código de Comercio establece: "Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las cámaras de comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal.

Cuando se hagan aportes de inmuebles o de derechos reales relativos a dicha clase de bienes, o se establezcan gravámenes o limitaciones sobre los mismos, la escritura social deberá registrarse en la forma y lugar prescritos en el Código Civil para los actos relacionados con la propiedad de inmuebles".

Empresarios en Sociedad de Hecho

Para el registro de una Sociedad de Hecho se debe presentar ante la Cámara de Comercio por cada socio integrante de la sociedad los siguiente documentos:

• Formulario que lleva por nombre Registro Único Empresarial (Carátula Única)

 

Compromisos para funcionar y operar legalmente

• Permiso ambiental ante el DAGMA. Cuando la empresa produzca algún tipo de impacto ambiental.
  Calle 10 Norte No. 9N - 07, Barrio Juanambú. Teléfonos: 6605708 - 6605751.
• Pago de derechos de autor SAYCO Y ACINPRO. Cuando el establecimiento ejecuta públicamente obras musicales causantes del pago por derechos de autor (Ley 232 de 1995, Artículo 2º. Literal c) Av. 5 Norte No. 19 - 04 Of.301. Teléfono: 667444 Cali.
  www.sayco.org/sayco.htm
  Registro ante el INVIMA. Si la empresa va a fabricar o comercializar alimentos (Ley 399 de 1997).
  Mayor información www.invima.gov.co
• Registro Nacional de Exportadores ante el Ministerio de Comercio Exterior. Si la empresa va a exportar sus productos.
  http://www.mincomercio.gov.co/mincomexvbecontent/NewsDetail.asp?ID=705&IDCompany=15

Compromisos con el estado

Algunos de los impuestos que los empresarios están obligados a pagar en el ejercicio de sus actividades mercantiles, son:

• Impuesto sobre la Renta y Complementarios
• Impuesto sobre la Renta y Complementarios
• Impuesto de Valor Agregado IVA
• Retención en la Fuente
• Impuesto de Industria y Comercio
• Impuesto de Timbre
• Gravámenes a movimientos financieros

Compromisos con los empleados

• Inscribirlos ante la Administración de Riesgos Profesionales (ISS o entidad privada).
• Afiliarlos al sistema de seguridad social y de pensiones ante las entidades promotoras de salud (EPS) y Fondos de Pensiones.
• Afiliarlos a un Fondo de Cesantías.
• Inscribirlos en una Caja de Compensación Familiar
• Elaborar el Reglamento de Trabajo e inscribirlo en el Ministerio de Protección Social.
• Elaborar el Programa de Seguridad Social Industrial, de Salud Ocupacional y el Reglamento de Higiene para la empresa.