Soportes contables

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas, deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables, deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

• Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
• Nombre, número y fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Los principales soportes de contabilidad son:

Contabilidad general		Cuentas x cobrar
Documento	Descripción	Documento	Descripción
NI	NOTA INTERNA DE CONTABILIDAD	FV	FACTURAS DE VENTA
RR	REGISTRO RECURRENTE	NC	NOTA DE CARTERA CLIENTES
AI	NOTA DE AJUSTE POR INFLACION	CS	COTIZACION DE SERVICIOS
SI	SALDOS INICIALES	PR	PEDIDOS RECURRENTES
CI	CIERRE CONTABLE	PS	PEDIDOS DE SERVICIOS
Tesorería		RC	RECAUDOS DE CLIENTES
RC	RECAUDOS DE CLIENTES	Cuentas x pagar
RP	RECIBO PROVICIONAL	CC	COMPROBANTE DE CAUSACION
CG	CONSIGNACIONES O DEPOSITOS	CE	COMPROBANTES DE EGRESO
NI	NOTA INTERNA DE CONTABILIDAD	NP	NOTA A PROVEEDOR
TC	TRANSFERENCIA ENTRE CAJAS O BANCOS	OS	ORDEN DE SERVICIO
CE	COMPROBANTE DE EGRESO	OR	ORDEN DE SERVICIO RECURRENTE
NB	NOTA BANCARIA	Facturación de temporales
OP	ORDEN DE PAGO A PROVEEDOR	FV	FACTURA DE VENTA
Compras		Ventas
OC	ORDEN DE COMPRA	CV	COTIZACION A CLIENTES
OS	ORDENES DE SERVICIO	PV	PEDIDO DE VENTA
OR	ORDENE RECURRENTE EN COMPRAS	CT	CONTRATO DE VENTA
EA	RECEPCION POR COMPRAS	RM	REMISION DE MERCANCIA - VENTAS
ES	RECEPCION DE SERVICIOS	DM	DEVOLUCION DE MERCANCIA - VENTAS
NP	NOTA A PROVEEDOR	FV	FACTURA DE VENTA
CC	COMPROBANTE DE CAUSACION	NC	NOTA DE CARTERA CLIENTES
AC	NOTA POR AJUSTE EN COMPRAS	AV	NOTA POR AJUSTE EN VENTAS

1. Recibo de caja: Es un soporte de contabilidad que se usa para registrar el dinero en efectivo o cheques en una compañía. El original se entrega al cliente y las copias se archivan, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Las consignaciones sólo son de un tipo y son definidas por la entidad financiera.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra y/o venta: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta. (Preimpreso).
• Numeración en orden consecutivo. (Preimpreso).
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Preimpreso).
• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Preimpreso).
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

5. Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

7. Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

10. Nota Crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado "nota crédito".

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

12. Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.